自动文件管理:抛弃你的手动归档系统

文件控制当我们小时候开始上学的时候,老师给我们讲了一个同样的道理,要我们的活页夹保持整洁。

我们都去了当地的办公用品商店,买了彩色的主题分隔符,把每一张纸都放在合适的位置,以一个好的方式开始新的一年。

但如果有人在年底看到同样的活页夹,他们会看到一个爆炸的废纸篓,而不是曾经整洁的filoffax。

IQMS ERP - 管理文档的新方法

就像那些上学日一样,当任何公司都面临管理文件中的管理文件时,通过轻微的防滑和论文在翻译中可能会发生相同的令人挑置的结束。

值得庆幸的是,IQMS ERP是否有解决本文的系统文件控制模块。

迁移到自动文档控制系统

文档控件允许用户审核,批准和跟踪整个文档过程中所做的所有更改,维护公共安全存储库,并确保在指定的时间范围内完成所有文档。

在文档控件中,您只需创建一个库,将安全性放在上面,然后开始添加文档。因为IQMS是一个全面的ERP解决方案(意味着所有的模块ERP.市场经济地位电子商务质量已集成),文档控件在整个工作流系统中使用相同的工作流系统。这允许您设置类似于采购订单(PO)批准过程中所见的文档过程。

因此,如果您厌倦了手动管理文件并厌倦了网络上丢失的文档,则迁移到使用文档控制的过程非常无痛。在为所有不同类别的文档创建库后,您将希望在每个库上分配正确的安全性,然后开始规划如何使工作流程处理适合您的个人文档样式。

建立文档工作流程

建立文档工作流程的第一步是确定您想要参与的团队成员。这将包括任何审核人员检查语法和内容准确性,实际文件作家和将受益于写作过程的每一步中受益的其他人。

例如,如果您正在制造定制零件,您可能希望让工程师参与前两个阶段,以确保所有的信息都从他们的各种技术文档翻译成用户友好的版本。然后你可能不想让他们参与最后的编辑阶段,在那里语法,拼写和内容流是评估。这一切都可以通过将特定的团队成员(来自已在IQMS ERP中设置的员工和用户)添加到特定文档流程中的各自步骤来完成。

下一步将确定您希望如何运行工作流程。您是否希望顺序完成过程的每一步,或者您希望一切都刚刚开始全部?同样的问题在某一步内为每个人持有 - 您是否希望每个人同时开始查看该文件,或者您宁愿一次将其编辑文件吗?在文档控制中,您可以选择序列或广播路由。

工作流中的顺序库和元素允许按顺序完成所有工作。流程的一部分不能无序地完成,每个人一次只能处理一个文档。广播选项允许每个人同时查看和编辑文档,并且没有特定的顺序。在更高的层次上,广播通常不会在工作流流程的每个步骤(工作流元素)中使用,因为它可能会导致混乱,这是您最不希望发生的事情。

文档控制通信

对于此过程中的每个人,还有在文档控制工作流程中添加了通信,以便您可以在更改中继,跟踪所做的所有更改和共享意见的历史记录。这是通过各种核对列表来完成的,该项可以设置为工作流元素的每个成员的特定任务,也可以或通过提交可以由元素中涉及的每个团队成员看到的响应来设置。

工作流程结构的其他还是不再需要通过电子邮件传递的文档,而是可以将其附加到工作流程,这将自动发送给文档团队的每个成员。

结论 - 自动文档管理是文档工作流的未来

人为错误导致团队成员无法参与电子邮件线程、网络安全阻塞或授权错误员工访问文件的日子已经一去不复返了。

IQMS ERP文件控制,方程式的手动部分消失,并且在一些快速设置后,您的手动文件管理系统被转换为良好的自动文档机器。

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Courtney Schenkl,IQMS自动化专家,是IQMS开发团队的一个组成部分。IQMS自动化集团推动ERP和车间控制界限的任务,与制造商合作,提供创新解决方案。